誰もが一度は感じたことのある、会議の悩み
会議と聞いて、こんなことを思ったことはありませんか？
- 「会議のスピードについていけない…」
- 「1時間集中してメモを取り続けるのは正直しんどい」
- 「議事録の内容にばらつきがあって、重要な情報が抜けている気がする」
議事録は当たり前の業務のようでいて、
実は大きなプレッシャーがかかる仕事でもあります。
入社間もない私が、議事録係に…
私も入社して間もない頃、
非常に速いスピードで進む会議の議事録係を任されました。
話題は次々に切り替わり、
発言者も変わり・・・
「今の発言、ちゃんと残せたかな…？」と
不安を感じながら必死にキーボードを打つ毎日。
正直、
「私ひとりで大丈夫だろうか」と、とても不安でした。
議事録の不安が解消された理由
そんな私が、今では安心して議事録を取れるようになった理由。
それは――
クラウドストレージ 「Box」 の
『Box Notes（Boxノート）機能』 を活用し、
「みんなで議事録をつなぐ」スタイルに変えたからです🤝
「Box Notes」で変わった、議事録の取り方
Box Notesは、
Box上で使える共同編集可能なノート機能です。
私たちの議事録は、
「議事録係がひとりで抱え込むもの」から、
「チームでつくるもの」へと変わりました。
『Box Notes』の魅力 5 選✨
① 会議中にリアルタイムで同時編集できる
営業部の会議では、
議事録係が発言中で手が止まると、
他のメンバーが自然にバトンを受け取って記録を続けてくれます。
「誰かひとりが取りこぼす」という状況がなくなりました。
② 同じノートを見ながら進行するので、抜け漏れが起きにくい
Box Notesは、
全員が同じ画面を見ながら会議を進行できます。
編集権限が付与されているため、
「ここ、書いておいたほうがいいかも？」
と気づいたメンバーが、その場で情報を補完。
認識のズレや、情報漏れを防げます。
③ 修正・追加が即時反映され、常に最新情報を共有
議事録だけでなく、
- 打合せ中のメモ
- 提案資料のたたき
- TO DO の整理
なども、
最新の情報がリアルタイムで全員に共有されます。
「最新版はどれ？」と迷うことがなくなりました。
④ 万が一ノートが消えても復元できる
うっかり削除してしまっても、
記録が残っているため復元が可能。
「消えたらどうしよう…」という
精神的な不安も軽減されます。
⑤ 操作が簡単で、初心者でも使いやすい
議事録未経験、
Box Notesも使ったことがなかった初心者🔰の私でも、
入社後すぐに議事録係を担当できました。
特別な知識や難しい操作は必要ありません。
「議事録係＝ひとりで頑張る」は、もう終わり
『Box Notes』を活用した
「みんなでつなぐ議事録」に変えることで、
- 議事録係の負担を軽減
- 情報の抜け漏れを防止
- 情報の質と作業効率を向上
につながりました。
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リンクアット・ジャパンでは、
お客様のお話を伺いながら、
- 業務上の困りごと
- セキュリティへの不安
- 予算・運用体制
を踏まえて、
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といったご相談も大歓迎です。
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